PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (loi 25)

La « Loi 25 », renforce au Québec le dispositif législatif déjà existant à l’égard de la protection des renseignements personnels. Voir le site suivant pour plus de détails :

https://www.quebec.ca/gouvernement/ministeres-et-organismes/institutions-democratique-acces-information-laicite/acces-documents-protection-renseignements-personnels/pl64-modernisation-de-la-protection-des-renseignements-personnels

Politique de protection des renseignements personnels
Version 2023.07.21 | Dernière modification 27 juin 2023.

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique « ) énonce comment le GMF de l’Outaouais (ci-après le « GMF ») recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « GMF » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via les moyens technologiques.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

N’hésitez pas à communiquer avec nos responsables de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre nos responsables de la protection des renseignements personnels par courriel ou par la poste aux adresses mentionnées sur la page suivante.

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :

Au-delà du besoin de formation inhérent à la protection des données informatiques d’entreprise, la notion de responsabilisation est importante. Nous incitons le personnel et nos professionnels à la prudence pour leur apporter une entière confiance par la suite. Voici quelques exemples de bonne conduite pour les outils informatiques que nous demandons à tous de respecter :
· De ne pas importer sa musique ou ses photos sur l’ordinateur de travail.
· De ne pas réutiliser constamment les mêmes mots de passe.
· De ne pas cliquer sur un lien quelque peu douteux.
· De faire attention au wifi dans les cafés en cas de mobilité des ordinateurs de travail.
· De manier avec vigilance le contenu même des messages.

Il est également la responsabilité des responsables d’inciter le personnel et autres professionnels à suivre le cours en ligne du Gouvernement du Québec suivant :
- Formation d’introduction à la protection des renseignements personnels - Accès aux documents et protection des renseignements personnels | Gouvernement du Québec (quebec.ca) - Introduction à la protection des renseignements personnels - Inscription | Brio (brioeducation.ca) - https://www.quebec.ca/gouvernement/ministeres-et-organismes/institutions-democratique-acces-information-laicite/acces-documents-protection-renseignements-personnels#c119510

Il est aussi la responsabilité des responsables des Cliniques du GMF de faire signer un formulaire d’engagement à la protection des renseignements personnel incluant la lecture et la compréhension de la présente politique.

2. Définitions importantes
Dans la Politique, on entend par :
« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

3. Comment allons-nous traiter vos Renseignements Personnels

Comment collectons-nous vos renseignements personnels :
• Patients potentiels qui nous contactent pour prendre un rendez-vous
• Patients actuels.
• Système de la RAMQ en lien avec les inscriptions avec un médecin de famille.

Quels sont les renseignements personnels que nous collectons :
- Les données de base du patient comme son adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, etc.
- Les informations provenant de la RAMQ comme le numéro de votre carte d’assurance maladie.
- Les résultats de tests médicaux, les rapports de consultations, d’investigations, de prises de sang, etc.
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ?
- Le patient.
- Les centres hospitaliers et de radiologie, les cliniques du sommeil, de physiothérapie, de prélèvements sanguins ou tout autre endroit susceptible de nous envoyer des rapports en lien avec le dossier médical du patient.

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels :

En lien avec les services
- Vérification de l’identité des patients.
- Fournir des services aux patients et clients.
- Déterminer si nos services sont appropriés pour les patients.
- Administrer le dossier des patients.
- Répondre aux demandes et questions.

En lien avec vos opérations
- Administrer nos systèmes informatiques.
- Vous protéger contre les erreurs et la fraude
- Surveiller et enquêter en cas d’incident et gérer les réclamations.
- Nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires.
En lien avec la recherche :
- Déterminer l’efficacité d’un traitement et trouver des moyens pour l’améliorer ou développer des outils pour faire améliorer les diagnostics ou la lecture d’imagerie.

Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels :
- Il se peut que les médecins du GMF ne puissent pas avoir accès à certains résultats d’examen pour les suivis médicaux.
- Nous ne pourrons pas communiquer avec la RAMQ pour la facturation d’actes médicaux.
- Les médecins ne pourront pas avoir accès à vos données médicales.
Qui aura accès à vos renseignements personnels :
- Différents fournisseurs de solutions technologiques en mode infonuagique, comme par exemple le dossier médical électronique, les courriels, la prise de rendez-vous, etc.
- Les fournisseurs en lien avec la facturation des actes médicaux.
- Les médecins traitants et les infirmières du GMF.
- Les spécialistes comme les travailleurs sociaux, les nutritionnistes, les psychologues rattachés au GMF.
- Les coordonnatrices et les secrétaires du GMF.

Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec les tiers :
- Par télécopieur, courriels, le portail patient ou directement avec les patients.
- Avec les différents fournisseurs de solutions technologiques, comme par exemple le dossier médical électronique (DMÉ) et les fournisseurs de prises de rendez-vous.

Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels :
- 10 ans

Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels :
- Les risques sont pratiquement nuls mais comme vos documents sont envoyés par télécopieurs ou par courriels par le personnel, il pourrait y avoir des erreurs.

Où allons-nous conserver vos renseignements personnels :
- Les renseignements sont conservés dans un logiciel informatique médical homologué par le Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), certifié par le Dossier santé Québec (DSQ), intégré au service de la RAMQ pour l’inscription auprès d’un médecin de famille et certifié par télésanté (MSSS).

4. Quels produits technologiques utilisons-nous
Nom du logiciel Nom du fournisseur Utilités Calendrier de mises à jour
Médesync TELUS Santé Dossiers médicaux Les mises à jour se font dès que nous entrons de nouvelles données et TELUS font des mises à jour régulièrement.

Telus Santé pour la prise de rendez-vous et pour les rendez-vous d’urgence Les mises à jour se font dès que le GMF ou les patients entrent de nouvelles données et telus santé fait des mises à jour régulièrement

RVSQ Rendez-vous santé Québec par le Ministère de la Santé et des services sociaux (MSSS) du Québec Pour la prise de rendez-vous et pour les rendez-vous d’urgence Les mises à jour se font dès que le GMF ou les patients entrent de nouvelles données et RVSQ fait des mises à jour régulièrement

5. Mesures de sécurité et risques inhérents
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

6. Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions

6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves
Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.
Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

6.2 Forces de l’ordre
Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.
Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

7. Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?
Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.

8. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
• Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
• Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
• Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
• Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d'accès à l'information du Québec (gouv.qc.ca)
• Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

9. Comment utilisons-nous les témoins de navigation?
Le navigateur Google est utilisé par nos utilisateurs car il est le plus recommandé en cadre GMF. La protection renforcée est toujours utilisée sur le site ce qui aide au contrôle de l’information. Les données de navigation et les historiques sont supprimés régulièrement. Les cookies tiers sont en mode navigation privée et bloqués. Les URL sont envoyées à la navigation sécurisée pour vérification par Google.

10. Sites de tiers
Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

11. Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?
Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les chan